14.8.11

Cómo definir los costos de tu empresa

Publicado Por EquipoJC on 14.8.11  | Comentarios

El precio de venta de los bienes producidos, las mercancías comercializadas y los servicios prestados, tienen dos componentes importantes llamados costo y gasto, los cuales afectan las utilidades de un negocio positiva o negativamente. De igual manera las empresas producen bienes, distribuyen mercancías y prestan servicios, con el fin de venderlos, percibiendo con ello un ingreso por ventas, el cual se constituye en la única entrada de dinero para las organizaciones.
Las empresas, sea cual sea su tamaño, están expuestas no solo a la competencia nacional, sino también la proveniente del exterior. Estas empresas participan en un mismo mercado y ofrecen los mismos productos que nosotros ofrecemos, con una variedad en calidad, precios, y condiciones. Por lo tanto, la permanencia y el crecimiento sostenido de nuestras empresas debe estar garantizado por una excelente gestión administrativa, comercial y de producción, en donde los costos y los gastos, sean manejados razonablemente, para que los precios de venta sean competitivos y se puedan obtener los mejores resultados económicos, mediante la optimización de escasos recursos.

Objetivo financiero de los negocios
Los propietarios (socios) de una organización, previo acuerdo, toman la decisión de invertir dinero (aportes de capital) en un negocio, con la idea de obtener utilidades y una excelente rentabilidad, que garantice la permanencia y crecimiento de la empresa.
Un negocio es próspero en la medida en que sus administradores le agreguen valor, el cual se logra con la permanencia de la empresa en la economía y su crecimiento. Otro elemento de la fortaleza financiera de una empresa está constituido por su capacidad para generar un flujo de caja positivo; es decir, por su capacidad para producir suficiente dinero, con el objetivo de responder por los compromisos diarios, tales como: pago de salarios, pago a proveedores, pago de servicios públicos, entre otros, sin problemas mayores.

¿Cuál es la diferencia entre utilidad y rentabilidad?
La utilidad es el simple resultado de restarle a las ventas (ingresos), la suma de los costos y de los gastos, en cuyo evento, si los ingresos son mayores habrá utilidad, en caso contrario se tendrá una pérdida. La utilidad aumenta el patrimonio de los socios, mientras que la pérdida lo disminuye.
Por otro lado, la rentabilidad es el interés que genera el patrimonio que los socios tienen invertido en la empresa. A través del análisis de la rentabilidad, los socios comprueban si su capital invertido en la empresa, es más rentable que invirtiendo esos recursos en otro negocio.


El precio de venta
Todas las personas naturales y las empresas adquieren bienes y servicios para satisfacer sus necesidades particulares; acuden al mercado en donde encuentran una inmensa variedad de productos y servicios a diferentes precios de venta.

¿Qué es el precio de venta?
Se puede definir de varias maneras:
  • Es el ingreso del vendedor (lo que éste recibe por transferir la propiedad del producto o servicio).
  • Es el costo del comprador (lo que éste paga por adquirir la propiedad del producto o servicio).
  • Es el valor que se paga por la compra de bienes y servicios que tienen la característica de satisfacer las necesidades de quienes los adquieren. El pago de la compra puede ser realizado: en efectivo, entregando a cambio otros bienes y servicios y/o, entregando una parte en efectivo y otra en bienes y servicios. Sea cual fuere la forma que se utiliza para pagar la compra de un bien o servicio, ese pagotiene un valor expresado en dinero, el cual se asigna de acuerdo con los intereses particulares de quienes intervienen en el intercambio.
¿Cómo está compuesto el precio de venta de un producto o servicio?
Imagínate en calidad de comprador. Visitas un almacén de gran formato (CARREFOUR, ÉXITO, OLÍMPICA, CARULLA, entre otros), un pequeño supermercado o una tienda de barrio  En cada uno de estos establecimientos encuentras bienes y servicios que cumplen con tres características:
1. Una empresa (industrial, o de manufactura) los produjo
2. Una empresa (comercializadora, o distribuidora) los vende
3. Una empresa presta los servicios que están a tu alcance.
De lo anterior se deduce que existen tres grandes grupos o clases de empresas: industriales, comerciales y de servicios.
La fábrica del barrio que produce arepas o empanadas es la empresa productora o industrial; el supermercado o tienda que coloca estos productos al alcance de tu mano es el comercializador y la empresa que realiza las labores de limpieza, por ejemplo en el mismo supermercado o tienda, es la de servicios.

Para tener en cuenta
No olvides que las empresas industriales transforman las materias primas en otros productos, mientras que las comerciales simplemente transfieren la propiedad del bien. Las empresas de servicios pueden ejecutar esas dos actividades simultáneamente, aparte de elaborar productos intangibles.
Cada una de estas empresas tiene un precio de venta por sus productos, el cual se compone de la siguiente manera:
Fíjate que cada una de los tipos de empresas mencionadas utilizan diversos elementos para producir bienes, transferirlos o prestar servicios:
La empresa industrial adquiere materias primas con el fin de transformarlas en nuevos productos, mediante un proceso de producción. Por ejemplo, la panadería compra materias primas como harinas, huevos, azúcar, leche, levadura, sabores, colores, entre otros, que transforma en bizcochos, tortas, panes o pasteles.
  • La empresa distribuidora adquiere productos terminados, denominados mercancías, para revenderlos sin modificarlos. Por ejemplo, el supermercado o tienda compra licores, abarrotes, verduras, ropas, entre otros, para venderlos como tal.  
  • La empresa de servicios adquiere los insumos y servicios básicos de sus productos y, en cierta medida los transforma en nuevos servicios. Por ejemplo, la fotocopiadora compra papel, tintas, entre otros, que transforma en la fotocopia de un determinado documento.
  • Ten presente que todas estas empresas utilizan además, personas para trabajar, máquinas para producir, vehículos para repartir y otra serie de recursos, como dinero, tecnología y conocimiento.
Cada una de estas empresas tiene un oficio diferente, al que se dedican todo el tiempo. Ese oficio se llama objetivo social y corresponde al indicado en los documentos de constitución legal. Las empresas pagan un valor por la compra de los recursos que utiliza en desarrollo de su objetivo social; ese valor proviene de la caja o del banco de la empresa y comúnmente se conoce como egreso, desembolso o salida de dinero. De acuerdo con el objetivo social al que se dedican las empresas, se pueden determinar los costos en que incurre.

Costos y gastos
Los costos y gastos de la empresa son salidas de dinero.
Es importante identificar qué pagos realizados son costos y cuáles gastos, de manera que se conozca su valor individual y se determinar su impacto en la Estructura del Precio de Venta de los productos elaborados, las mercancías distribuidas y los servicios prestados. Un producto podría tener un precio de venta no competitivo en el mercado (demasiado alto o demasiado bajo), y, al empresario le conviene establecer las verdaderas causas que hacen que su precio no sea competitivo, para tomar las decisiones correspondientes. 
 
¿Qué diferencia hay entre costo y gasto?
El costo se presenta como consecuencia de producir un bien, prestar un servicio y comercializar un producto (labores de producción), mientras que el gasto se presenta por la ejecución de labores de administración y venta.
El costo hace parte integrante del producto terminado, puede verse en dicho producto, mientras que el gasto no es percibido en el producto.
Costo
El costo es una inversión en dinero que una persona natural o una empresa realiza, con el objetivo de efectuar labores de producir un producto, comercializar mercancías y/o prestar servicios.

¿Cómo se clasifican los costos?
Los costos pueden ser directos e indirectos.
Los costos directos representan el valor de aquellos recursos que se pueden identificar y cuantificar para cada unidad de producción, tales como la Materia Prima Directa (MPD) y la Mano de Obra Directa (MOD).
Las materias primas directas corresponden a la fórmula (ficha técnica) del producto, mientras que la mano de obra directa es el valor de los salarios de los trabajadores (obreros u operarios) que interviene directamente en la elaboración de un producto o en la prestación de un servicio.
A su vez, los costos se dividen en variables y fijos, y se definen de acuerdo con los volúmenes de producción, ventas o prestación de servicios.

¿Qué son los costos variables?
Los costos variables son aquellos que aumentan o disminuyen (en cantidad y valor) según el número de unidades producidas o vendidas.
Por ejemplo, si una empresa productora de sillas tiene una capacidad instalada para producir 50.000 unidades en un mes, el costo por mano de obra y materias primas directas a utilizar, será proporcional a esas 50.000 unidades mensuales; es decir, que la dirección de la empresa contratará obreros y operarios para producir las 50.000 unidades, al igual que adquirirá materias primas suficientes para elaborarlas (según fórmula). En caso de que produjera solo 30.000 unidades, ajustaría las necesidades de mano de obra (obreros y operarios) a esa cantidad, mientras que las materias primas que consumiría sería la suficiente para las 30.000 unidades. 
Para el caso de una empresa distribuidora, otro ejemplo puede ser en que el costo variable se represente por las (cantidades y valores) de mercancías disponibles para la venta, en cuyo caso, si se vendieran 3.000 unidades en un mes, de un determinado producto, se adquiriría ese número de unidades, pero, si se esperan ventas por 10.000 unidades, se compraría dicho número.
En una empresa de servicios, por ejemplo un colegio, en la medida en que el número de estudiantes lo ameriten, se contratarán profesores para dictar determinada materia. En caso extremo en que no se disponga de alumnos, se suspenderá de inmediato la contratación de profesores o se ajustará la planta a las reales necesidades.
El salario de la planta de profesores, es un costo variable.
 
¿Qué son los costos fijos?
Los costos fijos se presentan sea cual fuere el volumen de producción, ventas o servicios prestados. Su valor no depende del número de unidades producidas o vendidas.
En el caso anterior, el de una empresa industrial que cuenta con una capacidad instalada para producir 50.000 unidades, se dispondrá por ejemplo, de la compra e instalación de suficientes máquinas y equipos para elaborar tal cantidad de unidades, pero si solo se llegasen a producir 30.000 unidades, costos como la depreciación y aún, el mantenimiento de dicha maquinaria y equipo, continuarán presentándose, en las mismas cantidades.
Tomemos ahora el ejemplo de la empresa comercial, suponiendo que tiene en arrendamiento un local para desarrollar sus actividades comerciales. La empresa paga un canon mensual de $1.000.000. Independientemente de que venda 3.000 o 10.000 unidades mensuales la empresa continuará pagando el mismo monto por concepto de arriendo.
Refiriéndonos al caso de un colegio. Se contrata un director de primaria con un salario mensual de $2.000.000. El número de estudiantes es 500. En caso de que el número de alumnos bajara repentinamente a 300, el director continuaría disfrutando de su salario mensual de $2.000.000.

¿Cuál es la razón para clasificar los costos en variables y fijos?
La razón es que resulta más fácil controlar los costos variables, pues como ha quedado demostrado, cuando se producen, venden o prestan servicios, estos costos pueden ser ajustados rápidamente a los niveles de producción, ventas o prestación de servicios; mientras que los costos fijos, como la depreciación, el mantenimiento de máquinas y equipos, el arrendamiento y el salario de directores y supervisores, solo es factible ajustarlos, en el mediano y largo plazo.
Por otro lado, por definición, los costos variables (mano de obra directa y materias primas directas) se consideran directos, mientras que los costos fijos, se consideran indirectos

¿Cómo identifico los costos fijos indirectos?
Los costos fijos indirectos son propios de las industrias de transformación de materias primas y se definen como aquellos costos que siendo importantes para elaborar un producto, no se pueden considerar como materias primas directas o mano de obra directa. Esto quiere decir que estos costos agrupan desembolsos de producción que no son fácilmente asignables a cada unidad producida, como por ejemplo, el salario de un supervisor de producción, la depreciación, el hilo en la industria de la confección, la sal en la mesa de un restaurante, el mantenimiento de maquinaria y equipo, entre otros. Todos estos son costos que si bien se pueden calcular, no son fáciles de asignar a las unidades producidas.

Para tener en cuenta
Si una empresa solo produjera una referencia de producto, todos los costos incurridos en su producción, serían directos.

¿Qué ocurre con los costos cuando se realiza producción por maquila?
Con respecto a la producción por maquila, pueden ocurrir algunas variables, como por ejemplo:
Que la empresa contrata la maquila y el maquilador pone todos los costos (mano de obra, materias primas y otros costos de producción); en este caso, el costo de producción para la empresa que ordena la maquila, estará representado por el valor de la factura que le expide el maquilador, en cobro de sus servicios.
Ahora, consideremos el caso en que la empresa que ordena la maquila pone las materias primas y la maquiladora la mano de obra y los otros costos de producción; en este caso, el costo de producción para la empresa que ordena la maquila será igual a la sumatoria del costo de adquisición de las materias primas, más el valor de la factura del maquilador, encobro de sus servicios.

Para tener en cuenta
Siempre que se haga referencia a los costos por el salario pagado a los trabajadores, éste debe incluir el valor de las prestaciones sociales.

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