Buenas Prácticas de Gestión Empresarial para Potenciar el Éxito de tu Negocio

¿Qué son las Buenas Prácticas de Gestión Empresarial?

Las "Buenas Prácticas de Gestión Empresarial" comprenden una serie de medidas prácticas, de fácil aplicación, que un empresario puede realizar para aumentar la productividad, bajar los costos, reducir el impacto ambiental de la producción, mejorar el proceso productivo, así como elevar la seguridad en el trabajo. Por lo tanto, se trata de un instrumento para la gestión de costos, la gestión ambiental y para iniciar cambios organizativos. Solamente prestando adecuada atención a estos tres elementos se logra una triple ganancia (económica, ambiental y organizativa) y se establecen en la empresa las bases modestas para un continuo y exitoso proceso de mejoramiento continuo.

Las Buenas Prácticas de Gestión Empresarial (BGE) comprenden una serie de medidas cuyo objetivo es evitar la pérdida de materia prima, reducir la cantidad de residuos, ahorrar energía y mejorar los procesos productivos y la organización de la producción. La aplicación de medidas es relativamente simple y rápida y, en general, económica. Por eso, este método es particularmente apropiado para las micro, pequeñas y medianas empresas (PyMEs).

Las tres posibles ventajas de las Buenas Prácticas de Gestión Empresarial

• reducción de costos
• disminución del impacto ambiental
•  mejoras organizativas

conforman un triángulo que produce un efecto sinérgetico que redunda en una triple ganancia y en un proceso de mejoramiento continuo en su empresa o en la empresa donde se brinda asesoría.

Las "Buenas Prácticas de Gestión Empresarial" son medidas voluntarias para:

• Optimizar el consumo de materia prima, auxiliares, agua y energía; evitar el desperdicio de costosas materias primas y, por lo tanto, reduccir los costos de operación  
• Reduccir la cantidad y el grado de contaminación de los residuos sólidos, aguas residuales y emisiones atmosféricas
• Optimizar la reutilización y el reciclaje de materias primas y material de embalaje
• Mejorar las condiciones de trabajo y de la seguridad en el trabajo;
• Mejorar la organización del proceso productivo.

Con las Buenas Prácticas una empresa puede obtener una utilidad económica. En última instancia, la minimización del consumo de materias primas, agua y energía, así como la reducción de residuos y aguas residuales conduce a una reducción de los costos.
Además, la introducción de Buenas Prácticas lleva a la disminución de la contaminación ambiental proveniente de la empresa. De esa manera puede mejorar la imagen de la empresa y sus productos ante clientes, proveedores, vecinos y autoridades. En este aspecto, las micro, pequeñas y medianas empresas pueden lograr mucho y obtener ahorros
considerables, con un esfuerzo modesto en términos de costos, tiempo y administración.
La aplicación de Buenas Prácticas exige comunicación motivar a los empleados y una clara delimitación de responsabilidades interna para el seguimiento. Estos aspectos se tienen que tomar en consideración como parte del proceso de aplicación, lo que traerá aparejado beneficios de tipo organizacional. Estas mejoras ayudarán a la empresa a ser más productiva en el largo plazo .

¿Qué se necesita para introducir Buenas Prácticas de Gestión Empresarial?
a) Sentido común y buena disposición para realizar acciones 

Muchas de las medidas sugeridas en la Guía son bastante sencillas y se basan en el sentido común. No requieren de ninguna capacidad técnica específica, aunque sí de personas motivadas y dispuestas a realizar cambios.
b) Medidas sencillas
Para la aplicación de las Buenas Prácticas no se precisan mayores inversiones en "tecnología limpia" que, sobre todo, para las micro, pequeñas y medianas empresas podrían resultar demasiado caras. Por el contrario, el objetivo es un mejoramiento continuo del proceso de
producción en aspectos técnicos y organizativos, a través de una utilización más efectiva de los recursos y la optimización del proceso productivo.
c) Percepción de los problemas
Es importante que la empresa dirija la atención de su personal a los problemas y las áreas con potencial de mejoras para que cada uno conozca sus posibilidades de acción real.
d) Recolección y difusión de información
La elaboración de Buenas Prácticas puede reforzarse mediante la recolección interna de información y una buena comunicación natural dentro de la empresa. De esa manera, importantes y efectivas Buenas Prácticas de Gestión Empresarial podrán ser elaboradas, aplicadas e incorporadas en las operaciones cotidianas de la empresa.
e) Cultura de la organización?
Las Buenas Prácticas también están relacionadas con cambios de comportamiento y la creación de una “cultura productiva”. Involucrar y motivar al personal de todos los niveles jerárquicos de la empresa ayuda enormemente a adoptar las Buenas Prácticas de Gestión.

Contenido de las seis listas de chequeo
Esta Guía está compuesta por Listas de chequeo que cubren seis áreas diferentes. Cada lista contiene una serie de preguntas que sirven para que usted pueda identificar en su empresa los posibles problemas, sus causas y medidas adecuadas en las seis áreas y que abarca la Guía (Materias primas auxiliares; Residuos; Almacenamiento y manejo de materiales: Agua y aguas residuales; Energía, así como Seguridad del trabajo y
Salud). Las listas de chequeo sugieren medidas relacionadas con los siguientes temas.

Materias primas y auxiliares

Uso eficiente de las materias primas y evaluación del impacto ambiental

• Monitoreo del consumo de materiales
• Evaluación periódica de pérdidas de materiales en todas las etapas del proceso productivo y de procesamiento
• Evitar pérdidas por derrames y goteras
• Aplicación de un programa de mantenimiento preventivo
• Sustitución y/o reducción de materias primas contaminantes (p.e. productos de
• limpieza, desinfectantes, gasolina con plomo)

Residuos

Manejo integral de residuos: reducción, reutilización, reciclaje ambientalmente adecuado y disposición de residuos 

• Control de la cantidad y el tipo de residuos
• Reducción y eliminación de residuos (inclusive residuos provenientes del embalaje); separación y recolección de residuos de acuerdo a distintas categorías
• Reutilización de los residuos y subproductos en el propio proceso de producción
• Aprovechamiento/venta de determinados residuos (p.ej. papel, vidrio, materiales plásticos, aluminio, acero, etc.)
• Disposición adecuada de los residuos no reutilizables o reciclables

Almacenamiento y manejo de materiales Almacenamiento, manejo y transporte demateriales adecuado

• Control de calidad al recibir la materia prima
• Adecuado almacenamiento y manejo de materias primas y productos
• Aplicación del principio “lo que primero entra, primero sale” ("First-in-first-out") en el sistema de almacenamiento
• Aplicación de un almacenamiento y manejo adecuado, seguro y controlado de las sustancias peligrosas
• Cuidadoso manejo de sustancias peligrosas
• Adecuada limpieza y disposición de los materiales
• de embalaje

Agua y aguas residuales

Disminución del consumo de agua, de la cantidad de aguas residuales y de la contaminación del agua

• Monitoreo del consumo y de la calidad del agua
• Reducción del consumo de agua en el proceso productivo y en las demás áreas de la empresa
• Eliminación de derrames y pérdidas por goteo
• Reutilización y/o aprovechamiento del agua industrial reutilizable
• Reducción de la contaminación del agua
• Tratamiento de las aguas residuales de acuerdo a requerimientos ecológicos

Energía

Reducción del consumo de energía, utilización del calor sobrante y fuentes sustentables de energía

• Monitoreo del consumo de energía - Reducción del consumo de energía y de los costos respectivos
• Eliminación de pérdidas de energía y optimización de las instalaciones eléctricas
• Recuperación y reutilización de pérdidas de calor 
• Manejo eficiente de los aparatos eléctricos(iluminación, calefacción, enfriamiento, congelamiento, aire acondicionado)
• Aplicación de un programa preventivo de mantenimiento del equipo 
• Adquisición de aparatos de bajo consumo de energía 
• Prevención adecuada de posibles cortes de electricidad

Seguridad del trabajo y protección de la salud laboral

Protección contra accidentes, sustancias peligrosas, mal olor, ruidos y lesiones

• Minimización de los riesgos de accidentes e incendios
• Prevenciones suficientes de accidentes e incendios
• Acondicionamiento de lugares seguros de trabajo
• Adquisición y mantenimiento adecuados de los equipos de protección personal
• Manejo seguro de sustancias peligrosas
• Disminución de los riesgos para la salud del trabajador y la trabajadora 
• Control de las emisiones atmosféricas
• Minimización de malos olores
• Disminución de los niveles de ruido

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Buenas Prácticas Empresariales: Los 5 Ejes Clave para una Gestión Efectiva y el Cuadro de Mando Integral

Se han elegido estos 5 ejes, porque son básicos, transversales y comunes a todas las empresas. Debemos tener en cuenta que existen otros ámbitos de la empresa, como pueden ser la gestión de aprovisionamientos, la gestión de la calidad, la logística, las operaciones, el medio ambiente o el mantenimiento de las instalaciones, que son muy importantes, pero creemos que deberían abordarse una vez estos 5 ejes estén controlados y bien gestionados. Por otro lado, con vistas a gestionar y controlar correctamente los principales ámbitos de gestión de la empresa, es necesario disponer de un cuadro de mando integral.

Figura: Cuadro de Mando Integral

Estrategia

La palabra estrategia está relacionada con las palabras triunfar y éxito, por lo que debe estar estrechamente vinculada a la palabra empresa. Todo ello cabe interpretarlo afirmando que, para que un negocio tenga éxito y se pueda consolidar en el tiempo, debe contar con una estrategia bien definida. 

Estrategia: “Una estrategia es el modelo o plan que integra en un todo coherente a los principales objetivos, políticas y secuencias de acción de una organización.

"Una estrategia bien formulada ayuda a ordenar y asignar los recursos de una forma única y viable, basada en las competencias y carencias internas relativas a la misma, los cambios previsibles del entorno y las eventuales maniobras de contrincantes inteligentes." 1971.James Brian Quinn (1980) Strategies for Change: Logical Incrementalism .

“La estrategia es el patrón de objetivos, propósitos o metas, junto con las principales políticas y planes para alcanzarlos, planteados de tal forma que definen en qué negocio está o estará la empresa y el tipo de empresa que es o será". Kenneth Andrews (1971) The Concept of Corporate Strategy

Es imprescindible que las empresas definan, en primer lugar, su misión, su visión y sus valores. Con estas definiciones configurarán su cultura empresarial.

• MISIÓN: Es la razón de ser o de existir de la organización, es decir, su declaración de propósitos, que justifica su existencia. Define el área de actividad en la que compite.
• VISIÓN: Es la imagen futura de lo que se quiere que sea la empresa y su posicionamiento a largo plazo. Expresa hacia dónde se quiere dirigir la empresa y dónde desea llegar. Es el principal objetivo de la organización.
• VALORES: Son los fundamentos de la organización. Regulan el comportamiento de las personas de la organización ante cualquier situación.

LA CULTURA EMPRESARIAL: Es el conjunto de creencias y valores que definen nuestra manera de actuar dentro de la organización empresarial, y en relación con el mundo que nos rodea. La cultura marcará nuestra forma de actuar ante las distintas situaciones o problemas con los que se encuentre la empresa. La cultura debe definir la dirección y debe transmitirla a toda la empresa, con el fin de que todo el mundo la interiorice y la haga suya.
Resulta muy conveniente que las empresas dispongan de documentación escrita en la que se especifique la cultura empresarial, su plan estratégico y su plan de marketing.
Con estas herramientas, quedarán definidos nuestros objetivos a corto y largo plazo, cómo queremos alcanzarlos y cómo queremos que sea nuestra empresa a largo plazo.

PLAN ESTRATÉGICO: Es el conjunto de acciones clave que debe realizar la organización, con vistas a implantar la estrategia.

PLAN DE MARKETING: Es el conjunto de acciones que nos indica cómo alcanzar los objetivos comerciales establecidos a medio y largo plazo.
Por otro lado, también es recomendable que el gerente cuente con una formación específica en temas de gestión empresarial y liderazgo de equipos. En la mayoría de pymes, el gerente no tiene la formación para poder realizar de manera profesional su tarea directiva.

Gestión de personas

Nuestra realidad social y económica necesita organizaciones capaces de afrontar nuevos retos empresariales y humanos. En un mundo complejo, como el actual, con acceso universal al capital y a la tecnología, las competencias que aporta la gestión de personas adquieren una importancia vital. Hay que saber destacar el potencial y los recursos de las personas como una ventaja competitiva. Debemos favorecer la interdependencia entre los objetivos de la empresa y los objetivos de desarrollo de las personas, así como orientar la dirección de las personas hacia el desarrollo de variables críticas que determinen el éxito y su vinculación a los proyectos empresariales. En nuestro entorno competitivo, el éxito lo determina la implicación de las personas en los objetivos. Un buen indicador para evaluar la implicación de las empresas en la gestión de las personas es comprobar si la empresa dispone de

• Un Manual de Bienvenida para los nuevos empleados.
• Una descripción por escrito de los puestos de trabajo y las responsabilidades.
•  Un plan de formación continua y planes de carrera profesional.
• Sistemas para la captación y retención del talento.
• Sistemas de comunicación interna.
• Una política de retribución establecida.

Finanzas

Para tomar decisiones, es básico disponer de información acerca del estado financiero de la empresa y analizarla.
Gracias a este análisis, se pueden definir planes de actuación, con el fin de garantizar la viabilidad financiera de la empresa y optimizar su rentabilidad. Sin duda, una buena situación económica y financiera es siempre esencial para la sostenibilidad de un proyecto empresarial, pero para aquellas empresas que empiezan o que se encuentran en una etapa de crecimiento, resulta vital conocer el estado de sus finanzas y ver la evolución de sus indicadores económicos, puesto que así podrán definir los objetivos en función de la capacidad de inversión y las vías de financiación para asumirlos. Hay que definir unos indicadores financieros que nos permitan sacar el mayor rendimiento a los recursos disponibles y analizar el impacto económico de las operaciones.

También nos deben permitir identificar, hasta qué punto las decisiones que se toman en las empresas se basan en información objetiva. La mayoría de las empresas sólo dispone de la información básica, sobre aspectos financieros i contables de la empresa, que corresponde al informe contable que se debe presentar en el Registro Mercantil para cumplir con las obligaciones contables de la empresa.

No son conscientes del gran potencial de una buena herramienta de gestión. Los problemas de financiación son un aviso de problemas más profundos de las empresas. Por ello, en muchos casos son consecuencia de una estrategia inadecuada, una política de ventas mal definida, poca innovación o una ausencia de gestión de personas, que provocan ineficiencias en el funcionamiento de las empresas. Una mejora de tipo financiero en la toma de decisiones puede traducirse en unos resultados empresariales óptimos.
Para poder analizar la parte financiera de una empresa, ésta debe disponer por lo menos de:
Cuentas de explotación elaboradas para cada centro de producción o línea de producto o servicio Las empresas deben contar con una cuenta de explotación para cada centro de producción o línea de producto o servicio, que les permita conocer su rentabilidad y poder tomar decisiones basándose en información específica y objetiva. 

CUENTA DE EXPLOTACIÓN: Informa del resultado económico de la empresa, detallando el resultado según la naturaleza de los ingresos y gastos que la integran. Analiza los márgenes que se produjeron en función de los gastos y los ingresos de cada línea de negocio. Con vistas a conocer la rentabilidad de cada línea de producto o centro de producción, se utiliza una cuenta de explotación específica para cada uno de ellos.
Cuadro de tesorería Un cuadro de tesorería que permita a la empresa saber cuáles son el flujo de liquidez y los plazos de pago y cobro óptimos. 

CUADRO DE TESORERÍA: Es una herramienta que permite determinar la liquidez de la empresa a corto plazo (máximo un año).Éste contiene todos los pagos y cobros que deben realizarse en un periodo, con el fin de analizar si se podrán afrontar todos los pagos y optimizar los periodos de cobro. Para alcanzar su objetivo, es importante que el periodo de análisis sea corto, puesto que cuanto más largo sea, más difícil resultará conseguir la máxima fiabilidad.
Indicadores financieros en el cuadro de mando. En el cuadro de mando, las empresas deben definir los ratios que les permitan controlar los aspectos clave de las finanzas de la empresa. Los más usuales pueden ser: liquidez, endeudamiento, rotación de activos, rendimiento (por ejemplo, beneficio respecto a las ventas), etc. 

CUADRO DE MANDO: Es una herramienta de control que informa sobre la evolución de los parámetros fundamentales de la empresa, es decir, que proporciona a sus gestores una visión que abarca todas las áreas del negocio. Si el cuadro de mando es integral, además permite hacer el seguimiento del cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa y, en función de su evolución, tomar decisiones futuras. 

Herramienta de control del fondo de maniobra. Una herramienta de seguimiento del fondo de maniobra disponible, que permita tomar decisiones sobre la adquisición o venta de activos, condiciones de financiación o renegociación del endeudamiento. Cuando las empresas desconocen su fondo de maniobra, no son conscientes de su situación económica real, por lo que no pueden optimizar sus inversiones ni se pueden anticipar a problemas financieros futuros. Mediante una herramienta de gestión, podrán prever con antelación los problemas futuros y tomar decisiones para evitarlos. 

FONDO DE MANIOBRA: Es la diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante. En otras palabras, la diferencia entre los valores o bienes que están en circulación continua en la empresa (por ejemplo, el stock, el producto en curso, las deudas de clientes, el saldo disponible, etc.) y las deudas exigibles que vencen en menos de un año (como por ejemplo proveedores, acreedores comerciales, suplidos de clientes, hacienda pública, seguridad social, etc.).

Programa de gestión de la facturación y contabilidad. Disponer de algún programa de gestión estándar o a medida, que ayude en el control de la facturación y la contabilidad, que facilite la obtención de datos básicos para analizar la empresa desde el punto de vista económico y financiero. Lo más importante de este apartado es destacar que hay empresas que funcionan sin las herramientas contables de gestión básicas, como pueden ser la formulación periódica de la cuenta de resultados o la formulación de balances para el análisis de las diferentes masas patrimoniales y para su financiación, que les ayuden a conocer su estado financiero y a tomar decisiones.

La paradoja es que, aunque muchas de las empresas disponen de algún programa de gestión de la contabilidad, la mayoría no extraen la información necesaria para conocer su evolución financiera y poder tomar estas decisiones. Una de las razones, es que normalmente las empresas pequeñas tienen subcontratada su gestión de la contabilidad, y a menudo, el servicio que contratan se limita a realizar las declaraciones fiscales cada tres meses y preparar las cuentas anuales para el Registro Mercantil, sin que incluya el análisis de la evolución del negocio. Cabe concluir que, en muchas ocasiones, las decisiones se toman de forma intuitiva, inmersos en el día a día, sin el apoyo de datos objetivos. Este hecho hace que aumente el riesgo de decisión y, por ello, también el nivel de error. Además, el hecho de contar con herramientas de control económico y financiero, puede aumentar sensiblemente la rentabilidad de las operaciones de la empresa. 

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