Indicadores de Gestión y Actividad: Herramientas para Optimizar Resultados

Los ratios de actividad, conocidos también como ratios de gestión, son utilizados con la finalidad de determinar la eficiencia que tiene la empresa para administrar sus recursos. Los ratios de actividad incluyen los siguientes ratios:

- Rotación de cuentas por cobrar
- Número de días en que rotan las cuentas por cobrar 
- Rotación de inventarios
- Número de días en que rotan los inventarios
- Rotación de cuentas por pagar
- Número de días en que rotan las cuentas por pagar
- Ciclo operativo
- Ciclo de conversión de caja
- Rotación del activo total
- Rotación del activo fijo
- Rotación del capital de trabajo

Para lo cual utilizamos la siguiente información: 

Rotación de cuentas por cobrar: es un ratio de actividad, expresa la eficiencia con que la empresa ha convertido las cuentas por cobrar en efectivo durante un ciclo operativo o lo que es lo mismo decir, dentro de un año.

La rotación de cuentas por cobrar se calcula de la siguiente manera:

Como se puede apreciar, cuando se calcula un ratio financiero, en donde involucra la utilización de cuentas contables provenientes del estado de resultados y del balance general, debemos asegurarnos que la cuenta proveniente del balance general haya sido promediada, en este caso, las cuentas por cobrar provienen del balance general, por ese motivo en el denominador del ratio, aparece las cuentas por cobrar promedio, entendiéndose que es el resultado de dividir entre 2, la suma de las cuentas por cobrar

correspondiente al inicio del año y las cuentas por cobrar correspondiente al final del año.

Con los datos proporcionados, la rotación de cuentas por cobrar al 2014 es:

Interpretación: La empresa tiene 8.38 veces la capacidad de convertir sus cuentas por cobrar en efectivo.

Número de días en que rotan las cuentas por cobrar: Es un ratio de actividad, que expresa el número promedio de días en que los clientes de la empresa en análisis pagan sus cuentas. 

El número de días en que rotan las cuentas por cobrar se calcula de la siguiente manera:

Con los datos proporcionados, el número de días en que rotan las cuentas por cobrar al 2014 es: 

Interpretación: La empresa tiene en promedio 43.55 días en que sus cuentas por cobrar están pendientes de ser canceladas por sus clientes. 

Rotación de inventarios: Es un ratio de actividad, expresa la eficiencia con que la empresa gestiona sus inventarios

La rotación de inventarios se calcula de la siguiente manera:

Con los datos proporcionados, la rotación de inventarios al 2014 es:

Interpretación: Los inventarios de la empresa han rotado 3.52 veces al año

Número de días en que rotan los inventarios: Es un ratio de actividad, que expresa el número promedio de días en que los productos de la empresa se encuentran físicamente en el inventario.

El número de días en que rotan los inventarios se calcula de la siguiente manera:

Con los datos proporcionados, el número de días en que rotan los inventarios al 2014 es: 

Interpretación: Los inventarios de la empresa van al mercado en promedio 103.80 días.

Rotación de cuentas por pagar: Es un ratio de actividad, expresa la eficiencia con que la empresa puede gestionar sus cuentas por pagar y los beneficios que de ellos se puede obtener cuando es usado como “crédito comercial”.

La rotación de cuentas por pagar se calcula de la siguiente manera:

Interpretación: Las cuentas por pagar de la empresa rotan 2.53 veces al año.

Número de días en que rotan las cuentas por pagar: Es un ratio de actividad, que expresa el número promedio de días que se toma la empresa en pagar sus cuentas a sus respectivos acreedores, por concepto de materias primas, mano de obras y otros.

El número de días en que rotan las cuentas por pagar se calcula de la siguiente manera:

Con los datos proporcionados, el número de días en que rotan las cuentas por pagar al 2014 es:

Interpretación: La empresa tiene en promedio 144.18 días en que sus cuentas por pagar son canceladas a sus respectivos proveedores.

Ciclo operativo: Es un ratio de actividad que expresa el número promedio de días en que la empresa transforma en efectivo sus materias primas, las cuales ha vendido a crédito o ha almacenado en inventarios.

El ciclo operativo se calcula de la siguiente manera:

Con los datos proporcionados, el ciclo operativo al 2014 es:

Interpretación: La empresa tiene en promedio 147.35 días en transformar en efectivo sus materias primas, las cuales ha vendido a crédito o que ha almacenado en inventarios.

Ciclo de conversión de caja: Es un ratio de actividad, que expresa el número promedio de días en que la empresa transforma en efectivo sus materias primas, una vez que las haya vendido a crédito, almacenado en inventarios y posteriormente cancelado sus cuentas por pagar.

El ciclo de conversión de caja se calcula de la siguiente manera:

Un ciclo de conversión de caja muy alto implica que la empresa tiene mucho capital atado en proceso de venderse. Es por este motivo que un alto ciclo de conversión de caja no es aconsejable. Con los datos proporcionados, el ciclo de conversión de caja al 2014 es:

Interpretación: La empresa tiene en promedio 3.17 días en transformar en efectivo sus materias primas, una vez que las haya vendido a crédito, almacenado en inventarios y posteriormente cancelado sus cuentas por pagar.

Rotación del activo total: Es un ratio de actividad, que expresa la eficiencia con que la empresa utiliza sus activos totales para generar sus ventas. La rotación del activo total se calcula de la siguiente manera:

En ese sentido, podemos indicar lo siguiente:

- Un mayor ratio de rotación del activo total puede significar que la empresa tiene pocos activos totales que puedan generar futuras ventas o que los activos que actualmente posee la empresa son anticuados.

- Un menor ratio de rotación del activo total puede significar que la empresa tiene mucho capital atado como activos totales.

Con los datos proporcionados, la rotación del activo total al 2014 es:

Interpretación: La empresa genera que por cada sol en activos totales 0.85 soles en ventas. Sin embargo, también se puede interpretar como que la empresa está colocando entre sus clientes 0.85 veces el valor de la inversión efectuada.

Rotación del activo fijo: Es un ratio de actividad, que expresa la eficiencia con que la empresa utiliza sus activos fijos para generar sus ventas 

La rotación del activo fijo se calcula de la siguiente manera:

Con los datos proporcionados, la rotación del activo fijo al 2014 es:

Interpretación: La empresa genera que por cada sol en activos fijos 1.69 soles en ventas. Sin embargo, también se puede interpretar como que la empresa está colocando entre sus clientes 1.69 veces el valor de la inversión efectuada en activos fijos.

Rotación del capital de trabajo: Es un ratio de actividad, que expresa la eficiencia con que la empresa utiliza su capital de trabajo para generar sus ventas, es decir brinda información sobre la utilización del capital de trabajo en términos de unidades monetarias de las ventas por unidades monetarias de capital de trabajo.

La rotación del capital de trabajo se calcula de la siguiente manera:

Con los datos proporcionados, la rotación del capital de trabajo al 2014 es:

Interpretación: La empresa genera que por cada sol en capital de trabajo 8.30 soles en ventas. 

Fuente: Herramientas Financieras en la Evaluación del Riesgo de Crédito

Saúl Vela Zavala

LeerMás»

Indicadores de Gestión - ¿Cómo se Construyen los Indicadores de Gestión?

La medición de la gestión global de una institución requiere del desarrollo de un conjunto armónico y sistemático de indicadores de gestión que abarquen, con un adecuado conocimiento de sus posibles interrelaciones, las dimensiones de:
· Economía (manejo adecuado de los recursos financieros),
· Eficacia (logro de los objetivos institucionales),
· Eficiencia (ejecución de las acciones usando el mínimo de recursos)
· Calidad del Servicio (satisfacción de los requerimientos de los usuarios).

Ventajas para la organización por implementar Indicadores de Gestión- Reducción drástica de la incertidumbre, de las angustias y la subjetividad, con el consecuente incremento de la efectividad de la organización y el bienestar de todos los trabajadores.
- Motivar a los miembros del equipo para alcanzar metas retadoras, y generar un proceso de mantenimiento continuo que haga que su proceso sea líder.

- Estimular y promover el trabajo en equipo
- Contribuir al desarrollo y crecimiento tanto personal como del equipo dentro de la organización
- Generar un proceso de innovación e enriquecimiento del trabajo diario.
- Impulsar la eficiencia la eficacia y productividad de las actividades de cada uno de los negocios.
- Disponer de una herramienta de información sobre la gestión del negocio para determinar que tan bien se están logrando los objetivos y metas propuestas.
- Identificar fortalezas en las diversas actividades que puedan ser utilizadas para reforzar comportamiento preactivos.
- Contar con información que permita priorizar actividades basadas en la necesidad del cumplimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo.
- Establecer una gerencia basada en datos y hechos.
- Evaluar y visualizar periódicamente el comportamiento de las actividades claves de la organización, y la gestión general de las unidades del negocio con respecto al cumplimiento de sus metas.
- Reorientar políticas y estrategias con respecto a la gestión de la organización.

Metodología para establecer los indicadores de Gestión:- Contar con Objetivos y Planes: Es fundamental contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y tener establecida la o las estrategias que se emplearan para lograr los objetivos. Ello nos dan el punto de llegada, las características del resultado que se espera.
- Identificar Factores críticos de éxito: Se entiende por factor critico de éxito aquel aspecto que es necesario mantener bajo control, para lograr el éxito de la gestión, el proceso o la labor que se pretende adelantar. Estos factores críticos de éxito nos permiten realizar.
- Establecer Indicadores para cada Factor Crítico: Después de identificar los factores críticos de éxito asociados a la eficiencia, eficacia, productividad, etc. Es necesario establecer un indicador que permitan realizar el monitoreo antes del proyecto, durante éste y después de la ejecución del proceso respectivo.
Se debe tener establecido la capacidad de Gestión y los recursos disponibles para el desarrollo de la actividad.
El siguiente es un ejemplote indicador para el factor eficacia, en cuanto a la aprobación de pruebas:

Nivel de Aprobación de Pruebas. = (Total Personas que aprobaron pruebas)/( Total de personas capacitadas)

Este indicador mide el grado en el cual las personas captaron y aprendieron los conceptos teóricos y las metodologías impartidas en la capacitación, en donde se tiene establecido que se aprueba la prueba con 4 o mas de 4 puntos, además se supone que todas las personas capacitadas presentan la prueba.
a continuación se presenta el ejemplo de Indicadores de Gestión para Equipo de Ventas:

1. Eficacia: Mide el grado porcentual de cumplimiento, de cada vendedor y del grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de ventas programadas.
Eficacia= ventas realizadas por semana x 100 /(Visitas realizadas por semana)

2. Resultado: Mide el total de ventas logrado por cada vendedor y por el grupo
Resultado = Total Ventas Realizadas por semana
3. Productividad. Mide la relación entre las ventas realizadas por hora vendedor, medida de Productividad aplicable a cualquier otro recurso.
Productividad = Total de ventas realizadas
______por semanas_______ =    _____ Ventas_____
Vendedor x horas trabajadas    Hora vendedor

Determinar para cada indicador el estado, Umbral, y Rango de Gestión:

Estado: Corresponde al valor inicial o actual del indicador. Cuando no existe la información necesaria para calcular el valor inicial o actual es usual utilizar el símbolo NA.
Umbral: Se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o mantener.

Rango de Gestión. Designa el espacio comprendido entre los valores mínimos y máximos que el indicador puede tomar. Se debe establecer para cada indicador un rango de comportamiento que permita hacerle el seguimiento.
Es conveniente que no se establezca un valor único ( una meta) a cada indicador difícil de alcanzar, se recomienda establecer cinco valores de referencia, como mínimo para los indicadores básicos del negocio, nivel o proceso de que se trate.
A continuación se presenta un ejemplo sobre la Tabla de Indicadores para el programa de Capacitación:

AREA: Recursos Humanos
Objetivo: Mejorar el desempeño del recurso Humano ( atención Telefónica)
Estrategia: Adelantar un Programa de Capacitación
Responsable: Gerente Recursos Humanos

FACTOR:
EFICACIA:
Calidad de la Capacitación
INDICADOR
Puntaje real obtenido/ Puntaje esperado
ESTATU
0.0
UMBRAL
1
MINIMO
0.85
ACEP
0.90
SATIS
0.95
MAXI

Diseñar la Medición: Consiste en determinar la fuente de información,frecuencia de medición, presentación de la información, asignación de responsable de recolección, Tabulación , análisis y presentación de la información.Se requiere determinar exactamente la fuente de información por indicador: Las fuentes de información se pueden clasificar como externas o internas. Existen por lo general fuentes de información tales como los estados financieros ( para cálculos de las razones financieras), informes de producción, cuadros de costos, reportes de gestión, etc.

Determinar y asignar recursos: Se debe establecer las necesidades de recursos que demanda la realización de las mediciones.
Para asignar lo recursos es ideal:
- La medición se incluya e integre al desarrollo de las actividades de cada empleado.
- Los recursos que se utilicen en la medición deben ser parte de los recursos que se emplean en el desarrollo del trabajo.

Medir,Probar y ajustar el sistema de Indicadores de Gestión.:La experiencia ha demostrado que la precisión adecuada de un sistema de indicadores no se logra a la primera vez. Es necesario tener en mente que muy seguramente la primera vez que se efectúa las mediciones surgirán una serie de factores que es necesario ajustar o cambiar en los siguientes sentidos.
- Pertinencia del indicador
- Valores y rangos establecidos
- Fuentes de información seleccionadas
- Proceso de toma y presentación de la información
- Frecuencia en la toma de Información
- Destinatario de la información entre otros.
Cuando se tiene claro que la precisión del sistema de indicadores se logra entre la cuarta y quinta medición, con los correspondientes ajustes, se mejoraran las probabilidades de éxito.

Estandarizar y Formalizar: La Consiste en el proceso de especificación completa, documentación, divulgación e inclusión entre los sistemas de operación del negocio de los indicadores de gestión.
Durante esta fase es que se desarrollan y quedan en limpio las cartillas o manuales de indicadores de gestión del negocio.

Mejoramiento Continuo: El sistema de indicadores de Gestión debe ser revisado a la par con los objetivos, estrategias y procesos de la organización.
El mantenimiento del sistema consiste básicamente en darle continuidad operativa y efectuar los ajustes que se deriven del permanente monitoreo del sistema empresa y su entorno.

El mejoramiento continuo significa incrementar el valor que el sistema de indicadores de gestión agrega a las personas usuarias; consiste en hacer cada vez más preciso el sistema, ágil, oportuno, confiable y sencillo.

LeerMás»

Fundamentos y Conceptos Clave de los Indicadores de Gestión

Indicadores de Gestión

Un indicador se define como la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto de objetivos y metas previstos e influencias esperadas.

Se define como un número (cociente) que sirve para informar continuamente sobre el funcionamiento o comportamiento de una actividad en una organización.

“Control”, se define como la medida de desviación del comportamiento planeado y la iniciación de acciones correctivas. El control se asegura vigilando el rendimiento de los diferentes procesos, se ejerce de acuerdo con indicadores que son una medida de lo que la empresa hace en un determinado momento.

Los indicadores pueden ser Valores, Unidades, Índices, Series estadísticas, etc.
Los indicadores son factores que permiten establecer el logro y el cumplimiento de las misión , Objetivos y Metas de un determinado Proceso.
En el diseño de indicadores es importante tener en cuenta los conceptos de Actualidad, Capacidad y Potencialidad:

- Actualidad: Valor fluctuante, basado en la medición acerca de lo que se hace en el presente con los recursos y restricciones existentes.
- Capacidad: Es un valor fijo, significa lo máximo que se podría hacerse con los recursos existentes y bajos las restricciones presentes. Es importante hacer explícitos los recursos y restricciones que se relacionan con la capacidad máxima.

- Potencialidad: Es lo máximo que se puede obtener si se desarrollan los recursos y se remueven los cuellos de botella para mejorar la capacidad.  

La gestión se define como el conjunto de decisiones y acciones que llevan al logro de objetivos previamente establecidos. La gestión se desarrolla en la organización en tres niveles diferentes:

• Gestión Estratégica: se desarrolla en la dirección , y tiene como característica fundamental que la influencia de las acciones y las decisiones es, generalmente, corporativa y de largo plazo. Tiene que ver con la definición macro del negocio. Incluye la relación de la empresa con el entorno.
• Gestión Táctica: Se desarrolla con base en la gestión estratégica. El impacto de las decisiones y acciones, de mediano plazo, abarca las unidades estratégicas del negocio. Tiene que ver con las operaciones iniciales de las decisiones estratégicas. Enmarca las funciones de organización y coordinación.
• Gestión Operativa: Se desarrolla con base en la gestión táctica. El impacto de las decisiones y acciones es de corto plazo e incluye los equipos naturales de trabajo y los individuos. Básicamente tiene que ver con las funciones de ejecución y Control.

El control de gestión se define como un instrumento gerencial, integral y estratégico que , a poyado en indicadores, índices y cuadros producidos en forma sistemática, periódica y objetiva, permite que la organización sea efectiva para captar recursos, eficiente para transfórmalos y eficaz para analizarlos.

Otra definición aceptada indica que el Control de Gestión “Es un sistema de información estadística, financiera, administrativa y operativa que puesta al servicio de la directiva de la organización, le permite tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas correctivas que correspondan y controlar la evolución en el tiempo de la principales variables y procesos.

¿Por qué medir indicadores de Gestión?

La evaluación cualitativa y cuantitativa del desempeño, conlleva el compromiso de todos los involucrados en la generación del servicio o "producto" que ofrece su respectiva organización o unidad, y permite detectar inconsistencias entre el quehacer de la institución y sus objetivos prioritarios, induce adecuaciones en los procesos internos y aporta mayor transparencia a la gestión pública y privada.

Una herramientas útil para el desarrollo de una gestión de calidad, es la medición y evaluación del servicio o producto que provee cada unidad u organización, a través de un conjunto de indicadores claves.

¿A quien interesa o Beneficia la Medición de Gestión?

La medición de indicadores de gestión, que en estricta lógica tendría que iniciarse por el proceso integral Planificación Estratégica, debe involucrar en forma democrática y participativa a todos los empleados implicados en la producción de un servicio o función, por lo que su desarrollo e implementación debería beneficiar tanto a sus productores como a sus destinatarios.

¿Qué son las metas de Productividad y de Gestión?

Para evaluar adecuadamente la gestión de un una organización, es necesario, previamente, definir su misión, formular los objetivos que orientarán a corto, mediano y largo plazo su accionar, y establecer metas de productividad y de gestión La evaluación de la gestión institucional debe constituirse en un proceso permanente, que permita medir el logro de resultados, según parámetros previamente establecidos y acordados por todos sus miembros, para derivar de allí los proyectos, medidas y transformaciones que sean pertinentes.

¿Qué Información se Requiere para Evaluar la Gestión?

Información financiero-contable: La medición de la gestión institucional supone la existencia de sistemas de información administrativos básicos. Más aún es deseable contar, o en su defecto diseñar dichos sistemas, de modo que la información financiera que se utilice para evaluar la gestión se obtenga directamente del sistema contable de la institución, sin necesidad de realizar posteriores agregaciones o desagregaciones de ella.

Información operacional: Son los datos sobre las actividades de las distintas unidades y programas de la institución (cantidad de productos, tiempo, clientes, prestaciones, etc.). Al igual que la información contable, debería ser obtenida directamente de los sistemas de información de la institución.

Información de resultados: Este tipo de información es la más relevante en la evaluación de la gestión y requiere de la creación y operación de nuevos sistemas de seguimiento y recopilación, tales como encuestas, mediciones en terreno, elaboración de informes, etc.

LeerMás»