Plan de Negocios - Definiciones y Objetivos

Definición:

El plan de negocios es un documento, escrito de manera clara, precisa y sencilla, que es el resultado de un proceso de planeación. Este plan de negocios sirve para guiar un negocio, porque muestra desde los objetivos que se quieren lograr hasta las actividades cotidianas que se desarrollarán para alcanzarlos. Lo que busca este documento es combinar la forma y el contenido. La forma se refiere a la estructura, redacción e ilustración, cuánto llama la atención, cuán “amigable” contenido se refiere al plan como propuesta de inversión, la calidad de la idea, la información financiera, el análisis y la oportunidad de mercado. 

El plan de negocios es una herramienta fundamental para empresarios, gerentes de empresas y para aquellas personas que quieren iniciar un negocio. Sin importar el tamaño de la compañía, éste es un elemento necesario para el desempeño de esta en el contexto del mercado y la competencia. 

El plan de negocios , Es la herramienta más poderosa que puede utilizar una empresa que se inicia u opera en la actual economía globalizada, ya que éste es un documento que en forma ordenada y sistemática detalla los aspectos operacionales y financieros de una empresa. Al igual que un mapa guía a un viajero, el plan de negocios permite determinar anticipadamente dónde queremos ir, dónde nos encontramos y cuánto nos falta para llegar a la meta fijada.

El plan de negocios es también una herramienta de trabajo, ya que durante su preparación se evalúa la factibilidad de la idea, se buscan alternativas y se proponen cursos de acción; una vez concluido, orienta la puesta en marcha.

El plan de negocios reúne en un documento único toda la información necesaria para evaluar un negocio y los lineamientos generales para ponerlo en marcha. Presentar este plan es fundamental para buscar financiamiento, socios o inversionistas, pero sirve también como guía para quienes están al frente de la empresa.

La extensión y profundidad de un plan de negocios dependerá de los requerimientos de financiamiento externo, o de la necesidad de conseguir socios, inversionistas o compradores potenciales de la empresa. Al igual que un curriculum vitae es la presentación escrita de una persona, un plan de negocios es la descripción anticipada y escrita de una empresa. Las más modernas teorías incorporan el plan de negocios como parte básica e incluso rescatan su importancia en la empresas en funcionamiento. 
Es un documento que se escribe, se modifica y se reescribe, según se va consiguiendo la
información relevante para tomar decisiones sobre cada uno de los elementos y variables que lo conforman. Se trata de un documento en el que se presenta una serie de análisis interrelacionados con retroalimentación permanente, que muchas veces obliga a retroceder en el proceso y a repetirlo en varias etapas.
En consecuencia, es importante que usted sepa que para escribir un plan de negocios:

1. No es necesario haber completado el análisis de una de las etapas del plan de negocios para continuar con la siguiente etapa.
2. No existe una secuencia sobre la elaboración del plan de negocios y su índice es sólo una referencia.
3. Cada participante involucrado en la elaboración del plan de negocios debe poner en marcha su creatividad , flexibilidad, conocimientos e iniciativa.
4. Se debe desarrollar con un enfoque de espiral, es decir, que cada vez que se tome una decisión en alguna parte del plan de negocios, es necesario revisar si dicha decisión obliga a ajustar otras partes del plan. Para ilustrar este punto, asumamos que ABC es una empresa exportadora de prendas de vestir hechas a mano que ha decidido cambiar a su proveedor. Este cambio podría tener un efecto sobre el costo y la calidad del producto y en consecuencia sobre el precio, el volumen de ventas y la satisfacción del cliente.

Objetivos:

El plan de negocios puede servir como un elemento de planeación de la empresa con dos objetivos principales:

1. Organización interna de la empresa.
2. Puente de comunicación entre la empresa y terceros para obtener apoyo financiero o técnico.

Los Planes de Negocios tienen por finalidad demostrar la viabilidad económica y financiera de un proyecto. En el caso de los Planes de Negocios se hace hincapié en el análisis de mercado.

¿Para qué sirven los Planes de Negocios? 

Los Planes de Negocio, normalmente, sirven para justificar, ante los financistas, inversionistas y promotores del proyecto, la conveniencia de llevar a cabo el proyecto de inversión. Esta importantísima función, sin embargo, no es la única conveniencia de desarrollar a consciencia un plan de negocios.
Existen varias ventajas asociadas a este proceso, siendo las siguientes las principales:

• Los negocios con planes escritos tienen más éxito. Este hecho solamente justifica el gasto y el trabajo de realizar un plan de negocios. 
• Ayuda a clarificar, enfocar e investigar el negocio sin dejar “zonas erróneas”.
• Ayuda a coordinar los diferentes factores de un negocio que son necesarios para el éxito.
• Permite confrontar las ideas con la realidad porque la dinámica del plan fuerza a considerar todos los factores relevantes del negocio, sin “olvidarse” de ninguno. 
• Es una herramienta muy útil para conseguir la adhesión de elementos clave del negocio: inversionistas, proveedores, equipo de management.
• Es un cronograma de tareas que permite lanzar las tareas de acuerdo con un calendario establecido.
• Es una herramienta de modelado del negocio que permite trabajar sobre cambios cuando algunos de los factores del negocio experimenta una variación.
• Es un sistema de referencia para evaluar el progreso del proyecto y ajustar el plan en función de resultados parciales.
• Es un punto de referencia para futuros planes de nuevos proyectos que aparezcan a medida que el negocio evoluciona. 
• Entender mejor su producto o servicio.
• Determinar cuáles son sus metas y objetivos. 
• Anticipar posibles problemas y fallas. 
• Clarificar de dónde vendrán sus recursos financieros.
• Tener parámetros para medir el crecimiento de la empresa y el mayor o menor cumplimiento de los objetivos.
• Es una herramienta de comunicación para familiarizar empleados, personal de ventas y proveedores, todos asociados en los objetivos de la empresa.
• Permite ahorrar dinero, ya que enfoca la organización en lo importante. 
• Conocer en detalle el entorno en el cual se desarrollarán las actividades de la empresa. 
• Precisar las oportunidades y amenazas del entorno, así como las fortalezas y debilidades de la empresa.
• Estar atentos a los cambios que pudieran representar una amenaza para la empresa y así anticiparse a cualquier contingencia que disminuiría la probabilidad de éxito de la empresa.
• Dar a conocer cómo se organizarán los recursos de la empresa en función a los objetivos y la visión del empresario.
• Atraer a las personas que se requieran para el equipo empresarial y el equipo ejecutivo.
• Evaluar el potencial real de la demanda y las características del mercado objetivo. 
• Determinar las variables críticas de la empresa y aquellas que exigen un control permanente, como los puntos críticos en los procesos.
• Evaluar varios escenarios y hacer un análisis de sensibilidad en función a los factores de mayor variación, como podrían ser la demanda, el tipo de cambio, el precio de los insumos de mayor valor, entre otros. 
• Establecer un plan estratégico para la empresa y planes de acción de corto y mediano plazo para cada una de sus áreas funcionales. En este sentido, busca asignar responsabilidades y coordinar soluciones ante posibles problemas.
• Tomar decisiones con información oportuna, confiable y veraz, y no sólo sobre la base de la intuición, lo que reduce el riesgo del negocio.
• Tener un presupuesto maestro y presupuestos por áreas funcionales, que permitan evaluar el desarrollo de la empresa en términos económicos y prever los requerimientos de capital.
• Mostrar la capacidad empresarial del empresario.
• Mostrar los posibles resultados de la empresa, en función a simulaciones hechas para probar distintos escenarios y estrategias.
• Conocer donde se originan los recursos financieros, hacia que se destinan y a la vez induce al propietario a dedicarle más tiempo a la administración y al futuro de la empresa. La gran mayoría de los peque os empresarios no conocen como fluye el dinero, escapándose de sus manos el control de la empresa.
• Entender, evaluar y justificar propuestas de apoyo financiero y/o de asistencia técnica, ya que las agencias de apoyo (servicios financieros o no financieros) requieren conocer la realidad y perspectivas de la empresa. Un Plan de Negocios bien elaborado, aunque toma tiempo y representa costos adicionales, facilita el acceso a las fuentes de financiamiento y otros servicios de apoyo, siendo las probabilidades de éxito mayores.
• Dotar al propietario de conocimientos que lo conduzcan al convencimiento sobre la factibilidad del negocio y la toma de decisiones sobre los cambios necesarios que hay que impulsar para asegurar el futuro de la empresa. Los cambios en las estrategias operacionales de la empresa, cuando se tiene un Plan de Negocios, se hacen dentro de un contexto previsto y no de manera improvisada, conociendo de antemano sus posibles consecuencias.
• Conocer las Fortalezas y Debilidades del negocio, así como las Oportunidades y Amenazas, de tal forma que facilita la identificación y definición de los objetivos y estrategias.
• Ayudar a descubrir y corregir fallas o aspectos en el concepto del negocio, contribuyendo a evitar el avance con los problemas hasta el final, cuando ya no hay solución.
• Iniciar el proceso de planeación estratégica permanente, que le permite al propietario tener una visión empresarial hacia el futuro, a mantenerse al tanto del desarrollo de las operaciones, tomar decisiones acertadas y evaluar su ejecutoria en función de resultados comparables con las metas propuestas y los indicadores de la industria. Un buen Plan de Negocios permite ahorrar dinero, ya que enfoca la ejecutoria hacia lo importante y sin descuidar los detalles que lo sustentan.
• Un Plan de Negocios facilita además, determinar e implementar estrategias financieras y operativas para cumplir con las obligaciones fiscales, municipales y de seguridad social, así como hacer uso de los escudos fiscales establecidos en la legislación tributaria y los beneficios de los programas de salud y capacitación para los recursos humanos.
• Es una herramienta de comunicación para familiarizar a empleados, personal de ventas, suplidores y asociados con los objetivos generales y específicos de la empresa.
• Continuar la ejecución de la empresa con un norte bien definido, si el empresario quedara incapacitado o muriera, de tal forma que la empresa no marche sola a expensas de las fuerzas externas. Sí no se sabe a donde va, terminará en cualquier lugar.
• La calidad de las decisiones es superior cuando las ideas están puestas en papel, que de hecho, contribuyen al proceso del razonamiento.
• Finalmente el documento del Plan de Negocios reviste un compromiso del empresario, algo así como un contrato con él mismo, en el que se obliga a ejecutar las operaciones bajo determinada estrategia, con términos y condiciones preestablecidos. El Plan escrito hace las veces de instrumento psicológico para reafirmar este compromiso implícito y para fortalecerlo constantemente.

En resumen un Plan de Negocios se convierte en una herramienta gerencial para los controles, eliminando las imprevisiones, reduciendo riesgos, facilitando las decisiones de inversión, además de proporcionar metas muy claras y la factibilidad de lograrlas mediante el análisis detallado de la participación de mercado, los objetivos de ventas y los resultados esperados.

La preparación de un plan de negocios no garantiza el éxito en la obtención de inversiones y apoyos, pero su ausencia garantiza, casi con seguridad, el fracaso.
Es un ejercicio arduo y doloroso, pero esencial. El proceso de planeamiento obliga a entender con más claridad lo que hay que hacer y cómo hacerlo. Aunque no se necesite un apoyo externo, un plan de negocios es importante para evitar errores y reconocer oportunidades escondidas. 

Un Plan de Negocio bien preparado, por consiguiente, constituye la base sobre la que levantar una Idea de Negocio y sirve para obtener el financiamiento necesario para establecer y desarrollar con éxito una empresa.

Por otro lado, la función financiera o externa del plan de negocios está orientada a:

• La búsqueda y consecución de los recursos del proyecto, especialmente los financieros.
• Informar a posibles inversionistas, sean entidades de crédito o cualquier otra persona natural o jurídica, acerca de la rentabilidad esperada y el periodo de retorno de la inversión.
• Buscar proveedores y clientes, con quienes establecer relaciones confiables y de largo plazo,que generen compromisos entre los interesados.
• Vender la idea a potenciales socios como accionistas, proveedores, clientes, sociedad en su conjunto.
• En general, la esencia de un plan de negocios es comunicar a todos los stakeholders (grupos de interés), que la empresa:
• Dispone de un excelente producto o servicio con muchos clientes dispuestos a adquirirlos.
• Cuenta con un excelente equipo empresarial y gerencial, con habilidades humanas, técnicas y administrativas destacadas.
• Mantiene bien informados a sus clientes y proveedores, acerca de la forma de operación, los resultados esperados y las estrategias que permitirán alcanzar los objetivos establecidos y cumplir con la visión del empresario.

Recuerde:

La profundidad en el análisis del entorno y de los recursos de la empresa; la coherencia, consistencia e integración de objetivos y estrategias planteadas y la honradez y seriedad en el trabajo presentado, son fundamentales para evaluar la posibilidad de poner en marcha un negocio.

Fuente: PLAN DE NEGOCIOS
Herramienta para evaluar la viabilidad de un negocio.
Autor: KAREN WEINBERGER VILLARÁN