Para analizar y comparar cómo administran las organizaciones a sus miembros, Likert adoptó un interesante modelo comparativo que denominó sistemas de administración. La acción administrativa puede asumir diversas características, dependiendo de ciertas condiciones externas e internas de la empresa. Esto significa que la acción administrativa no es igual en todas las empresas, pues varía de acuerdo con una infinidad de variables. Según Likert, no existe una política de administración válida para todas las situaciones y ocasiones posibles.
Para simplificar la metodología de Likert, utilizaremos sólo cuatro variables organizacionales: el proceso decisorio, el sistema de comunicaciones, las relaciones interpersonales y los sistemas de recompensas y castigos como medios de motivación del personal. El contenido de cada una de esas cuatro variables organizacionales es el siguiente:
a. Proceso decisorio. Determina cómo se toman las decisiones en la empresa y quién las toma: si las decisiones están centralizadas o descentralizadas, concentradas en la cúpula de la jerarquía o dispersas en toda la organización.
b. Sistema de comunicaciones. Determina cómo se transmiten y reciben las comunicaciones en la organización. Si el flujo de las informaciones es vertical y descendente, si es vertical de doble vía y si es también horizontal.
c. Relaciones interpersonales. Determina cómo se relacionan las personas en la organización y qué grado de libertad existe en esa relación. Si las personas trabajan aisladas entre sí o en equipos de trabajo, a través de una intensa interacción humana.
d. Sistemas de recompensas y castigos. Define cómo motiva la empresa a las personas para que se comporten de cierta manera, y si esa motivación es positiva e incentivadora o restrictiva e inhibidora.
Las cuatro variables anteriores toman formas diferentes en cada em¬presa. En conjunto, pueden constituir cuatro alternativas denominadas sistemas de administración. Estudiemos los cuatro sistemas administrati¬vos de acuerdo con las cuatro variables de Likert.
Sistema 1. Autoritario-coercitivo
Sistema administrativo autocrático y fuerte, centralista, coercitivo y arbitrario que controla con rigidez todo lo que ocurre en la empresa. Es el sistema más férreo y cerrado. Sus características principales son:
1. Proceso decisorio. Centralizado en la cúpula de la organización. La cúpula debe conocer todos los asuntos imprevistos y no rutinarios para resolverlos; así mismo, decide todos los eventos. Por consiguiente, el nivel más elevado se congestiona y se sobrecarga con la tarea de decisión, en tanto que los niveles inferiores son ajenos por completo a las decisiones tomadas.
2. Sistema de comunicaciones. Bastante precario y lento. Las comunicaciones siempre son verticales, en sentido descendente, y portan órdenes, casi nunca orientaciones o explicaciones. No existen comunicaciones ascendentes ni muchos menos laterales. A las personas no se les pide información, ante lo cual las decisiones tomadas en la cúpula se fundamentan en informaciones limitadas, generalmente incompletas y distorsionadas.
3. Relaciones interpersonales. Las relaciones entre las personas se consideran perjudiciales para la empresa y la buena marcha de los trabajos. La cúpula de la organización ve con desconfianza las conversaciones informales entre las personas y procura restringirlas al máximo. La organización informal simplemente está prohibida. Para evitar o restringir las relaciones humanas, los cargos y las tareas se diseñan para confinar a las personas y aislarlas entre sí.
4. Sistema de recompensas y castigos. Se hace énfasis en los castigos y en las medidas disciplinarias, generando un ambiente de temor y desconfianza. Las personas deben obedecer ciegamente las normas y reglamentos internos y ejecutar las tareas de acuerdo COn los métodos y procedimientos vigentes. Si las personas cumplen todas sus tareas al pie de la letra, no hacen nada distinto de cumplir sus obligaciones. Las recompensas son raras y, cuando se otorgan, son predominantemente salariales y materiales, desprovistas de cualquier componente simbólico o emocional. Son frías e impersonales.
Sistema 1. Autoritario-coercitivo
Sistema administrativo autocrático y fuerte, centralista, coercitivo y arbitrario que controla con rigidez todo lo que ocurre en la empresa. Es el sistema más férreo y cerrado. Sus características principales son:
1. Proceso decisorio. Centralizado en la cúpula de la organización. La cúpula debe conocer todos los asuntos imprevistos y no rutinarios para resolverlos; así mismo, decide todos los eventos. Por consiguiente, el nivel más elevado se congestiona y se sobrecarga con la tarea de decisión, en tanto que los niveles inferiores son ajenos por completo a las decisiones tomadas.
2. Sistema de comunicaciones. Bastante precario y lento. Las comunicaciones siempre son verticales, en sentido descendente, y portan órdenes, casi nunca orientaciones o explicaciones. No existen comunicaciones ascendentes ni muchos menos laterales. A las personas no se les pide información, ante lo cual las decisiones tomadas en la cúpula se fundamentan en informaciones limitadas, generalmente incompletas y distorsionadas.
3. Relaciones interpersonales. Las relaciones entre las personas se consideran perjudiciales para la empresa y la buena marcha de los trabajos. La cúpula de la organización ve con desconfianza las conversaciones informales entre las personas y procura restringirlas al máximo. La organización informal simplemente está prohibida. Para evitar o restringir las relaciones humanas, los cargos y las tareas se diseñan para confinar a las personas y aislarlas entre sí.
4. Sistema de recompensas y castigos. Se hace énfasis en los castigos y en las medidas disciplinarias, generando un ambiente de temor y desconfianza. Las personas deben obedecer ciegamente las normas y reglamentos internos y ejecutar las tareas de acuerdo COn los métodos y procedimientos vigentes. Si las personas cumplen todas sus tareas al pie de la letra, no hacen nada distinto de cumplir sus obligaciones. Las recompensas son raras y, cuando se otorgan, son predominantemente salariales y materiales, desprovistas de cualquier componente simbólico o emocional. Son frías e impersonales.
Sistema 2. Autoritario-benévolo
Sistema administrativo autoritario pero menos férreo y menos cerrado que el sistema 1. Es una variación del sistema 1, más condescendiente y menos rígido. Sus características principales son:
Sistema administrativo autoritario pero menos férreo y menos cerrado que el sistema 1. Es una variación del sistema 1, más condescendiente y menos rígido. Sus características principales son:
Proceso decisorio. Centralizado por completo en la cúpula de la organización, aunque permite la delegación reducida de pequeñas decisiones meramente repetitivas y burocráticas, basadas en rutinas y prescripciones sencillas sujetas a la aprobación posterior. Prevalece siempre el aspecto centralista.
Sistema de comunicaciones. Relativamente precario, prevalecen las comunicaciones descendentes, aunque la cúpula se oriente en algunas comunicaciones ascendentes que llegan de los niveles interiores como retroalimentación de sus decisiones.
Relaciones interpersonales. La organización tolera que las personas se relacionen entre sí, con cierta condescendencia. Sin embargo, la interacción humana todavía es escasa y cuenta con una incipiente organización informal considerada una amenaza para los objetivos de la empresa.
Sistema de recompensas y castigos. Se hace énfasis en las medidas disciplinarias, pero el sistema es menos arbitrario y ofrece recompensas materiales y salariales con mas frecuencia. Las recompensas simbólicas o sociales son escasas.
Sistema de comunicaciones. Relativamente precario, prevalecen las comunicaciones descendentes, aunque la cúpula se oriente en algunas comunicaciones ascendentes que llegan de los niveles interiores como retroalimentación de sus decisiones.
Relaciones interpersonales. La organización tolera que las personas se relacionen entre sí, con cierta condescendencia. Sin embargo, la interacción humana todavía es escasa y cuenta con una incipiente organización informal considerada una amenaza para los objetivos de la empresa.
Sistema de recompensas y castigos. Se hace énfasis en las medidas disciplinarias, pero el sistema es menos arbitrario y ofrece recompensas materiales y salariales con mas frecuencia. Las recompensas simbólicas o sociales son escasas.
Sistema 3. Consultivo
Sistema administrativo que tiene más hacia el lado participativo que hacía el autoritario e impositivo. Representa una moderación gradual de la arbitrariedad organizacional. Sus características principales son:
1. Proceso decisorio. Participativo y consultivo. Es relativamente participativo porque las decisiones se delegan en los diversos niveles jerárquicos, aunque deben seguir las políticas y directrices definidas por la dirección para orientarlas decisiones y las acciones de los encargados de tomar decisiones. Es consultivo porque se tienen en cuenta la opinión y los puntos de vista de los niveles inferiores, relacionados con políticas y directrices que los afectan. Posterior mente, las decisiones se someten a la aprobación de la cúpula empresarial.
Sistema administrativo que tiene más hacia el lado participativo que hacía el autoritario e impositivo. Representa una moderación gradual de la arbitrariedad organizacional. Sus características principales son:
1. Proceso decisorio. Participativo y consultivo. Es relativamente participativo porque las decisiones se delegan en los diversos niveles jerárquicos, aunque deben seguir las políticas y directrices definidas por la dirección para orientarlas decisiones y las acciones de los encargados de tomar decisiones. Es consultivo porque se tienen en cuenta la opinión y los puntos de vista de los niveles inferiores, relacionados con políticas y directrices que los afectan. Posterior mente, las decisiones se someten a la aprobación de la cúpula empresarial.
2. Sistema de comunicaciones. Produce comunicaciones verticales descendentes (dirigidas más hacia orientaciones generales que a órdenes específicas) y ascendentes, así como comunicaciones laterales (horizontales) entre las personas de un mismo nivel jerárquico. La empresa desarrolla sistemas de comunicación que facilitan el flujo de información y sirven de base ala consecución de los objetivos.
3. Relaciones interpersonales. La empresa crea condiciones para el desarrollo de una organización informal saludable y positiva. La confianza depositada en las personas es mayor, aunque todavía no es completa ni definitiva. El trabajo permite formar equipo y grupos transitorios en que se privilegian las relaciones humanas.
4. Sistema de recompensas y castigos. Se hace énfasis en las recompensas materiales (incentivos salariales y oportunidades de ascensos y desarrollo profesional) y simbólicas (prestigio y estatus), aunque también puedan presentarse castigos leves y esporádicos.
3. Relaciones interpersonales. La empresa crea condiciones para el desarrollo de una organización informal saludable y positiva. La confianza depositada en las personas es mayor, aunque todavía no es completa ni definitiva. El trabajo permite formar equipo y grupos transitorios en que se privilegian las relaciones humanas.
4. Sistema de recompensas y castigos. Se hace énfasis en las recompensas materiales (incentivos salariales y oportunidades de ascensos y desarrollo profesional) y simbólicas (prestigio y estatus), aunque también puedan presentarse castigos leves y esporádicos.
Sistema 4. Participativo
Sistema administrativo democrático y participativo. Es el más abierto de todos los sistemas. Sus características principales son:
1. Proceso decisorio. Las decisiones se delegan por completo en los niveles inferiores de la organización. Aunque la cúpula de la organización defina las políticas y directrices que deben seguirse, sólo controla los resultados y deja que los ,diversos niveles jerárquicos se encarguen de las decisiones y las acciones. En ocasiones de emergencia, los niveles más elevados asumen la toma de decisiones, sujetándose a la ratificación explícita de los demás niveles involucrados. El consenso es el concepto más importante en el proceso de toma de decisiones.
2. Sistema de comunicaciones. Las comunicaciones fluyen en todos los sentidos (vertical horizontal y lateral) y la empresa realiza cuantiosas inversiones en sistemas informáticos, puesto que éstos son imprescindibles en el logro de la flexibilidad, eficiencia y eficacia. La información se convierte en uno de los recursos más importantes de la empresa, que deben compartir todos los miembros que la necesiten para trabajar y obtener la sinergia requerida.
3. Relaciones interpersonales. Se hace énfasis en el trabajo en equipo. El surgimiento de grupos espontáneos es importante para establecer re¬laciones interpersonales efectivas, basadas en la confianza mutua entre las personas, y no en esquemas formales (descripciones de cargos, relaciones formales previstas en el organigrama, etc.). El sistema estimula la participación y el desarrollo grupal intensos, de manera. que las personas se sientan responsables de lo que decidan y realicen en todos los niveles organizacionales.
4. Sistema de recompensas y castigos. Se hace énfasis en las recompensas, especialmente en las simbólicas y sociales, aunque no se descuidan las salariales y materiales. Los castigos se presentan raras veces y casi siempre los definen los grupos involucrados.
El continuun autoritario – participativo en los cuatro sistemas y la relación con las teorías X y Y
Los cuatro sistemas administrativos no son discretos ni discontinuos. Sus fronteras no son distintas y entre ellas existen variaciones intermedias. A medida que se avanza hacia el sistema 1, se tiende a una administración tradicional, cerrada, burocrática, impersonal y autocrática. La aproximación al sistema 4 conduce a la administración abierta, orgánica, participativa y democrática.
El sistema 1 se encuentra en organizaciones que emplean fuerza laboral intensiva y adoptan tecnología rudimentaria; el personal utilizado es de muy poca calificación profesional y de bajo nivel educativo. Este sistema se emplea en el área de producción de las empresas de construcción civil o industriales, por ejemplo.
El sistema 2 se encuentra en empresas industriales que utilizan tecnología un poco más avanzada y fuerza laboral especializada, y que ejercen cierto tipo de coerción para no perder por completo el control sobre el comportamiento de las personas. Esto ocurre en el área de producción y montaje de la mayor parte de las empresas industriales y las oficinas de ciertas fábricas.
El sistema 3 se emplea en empresas de servicios, como bancos o financieras, o en empresas industriales que tienen tecnología avanzada y políticas de personal más abiertas.
El sistema 4 se practica poco; predomina en organizaciones que utilizan tecnología compleja y donde el personal es especializado y desarrollado, como en las agencias de publicidad, las empresas de consultoría en ingeniería, administración, auditoría y procesamiento de datos, etc.
Parece existir estrecha relación entre la tecnología empleada por la empresa y las características de las personas involucradas, y los sistemas administrativos utilizados. Cuanto más desarrollada y compleja es la tecnología, mayor es la preparación humana y la necesidad de utilizar el sistema 4.
Los cuatro sistemas administrativos permiten identificar los diversos grados y alternativas existentes para administrar personas en las organizaciones. En un extremo, el sistema 1 representa el comportamiento organizacional arbitrario, autoritario y autocrático, que recuerda en muchos aspectos- la teoría X. En el otro extremo, el sistema 4 representa el comportamiento organizacional democrático y participativo, que recuerda la teoría Y. En esta amplia gama de variaciones se sitúan las diversas maneras como las organizaciones administran las personas. El desafío consiste en que las características se desplacen continua e incesantemente hacia el lado derecho de la gráfica, hacia el sistema 4. La brújula moderna de administración de personas se orienta en esa dirección.
No se trata de un proceso radical, sino de desarrollar una especie de revolución silenciosa, pero poderosa: el cambio en la manera de tratar a, las personas, dándoles amplia libertad de acción, pensamiento, relaciones humanas y selección de los métodos y procedimientos de trabajo.
No se trata de un proceso radical, sino de desarrollar una especie de revolución silenciosa, pero poderosa: el cambio en la manera de tratar a, las personas, dándoles amplia libertad de acción, pensamiento, relaciones humanas y selección de los métodos y procedimientos de trabajo.
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