Metodologías Benchmarking
El proceso de Benchmarking consta de cuatro fases: Planificación, Análisis, Integración y Acción.
Fase de Planificación
El objetivo de esta fase es planificar las investigaciones de Benchmarking.Los pasos esenciales son los mismos que los de cualquier desarrollo de planes: qué, quién y cómo.
1. Identificar qué se va a someter a Benchmarking. La clave es identificar el resultado de un proceso de producción o de un servicio. Es importante el documentar los procesos del negocio y ver los sistemas de evaluación del desempeño, ya que las variables que éstos miden pueden representar las variables importantes del negocio a las cuales se debe aplicar el Benchmarking.
2. Identificar empresas comparables. En este paso es de suma importancia el considerar qué tipo de estudio de Benchmarking se quiere aplicar, interno, competitivo, funcional o genérico, recordando que independientemente del tipo de estudio, se deben de buscar las empresas con las mejores prácticas para compararnos con ellas. Para identificar a esas empresas pueden usarse bases públicas de datos, asociaciones empresariales y otras fuentes limitadas tan sólo por el ingenio del investigador.
3. Determinar el método para recopilación de datos. La información obtenida puede ser:
Fase de Planificación
El objetivo de esta fase es planificar las investigaciones de Benchmarking.Los pasos esenciales son los mismos que los de cualquier desarrollo de planes: qué, quién y cómo.
1. Identificar qué se va a someter a Benchmarking. La clave es identificar el resultado de un proceso de producción o de un servicio. Es importante el documentar los procesos del negocio y ver los sistemas de evaluación del desempeño, ya que las variables que éstos miden pueden representar las variables importantes del negocio a las cuales se debe aplicar el Benchmarking.
2. Identificar empresas comparables. En este paso es de suma importancia el considerar qué tipo de estudio de Benchmarking se quiere aplicar, interno, competitivo, funcional o genérico, recordando que independientemente del tipo de estudio, se deben de buscar las empresas con las mejores prácticas para compararnos con ellas. Para identificar a esas empresas pueden usarse bases públicas de datos, asociaciones empresariales y otras fuentes limitadas tan sólo por el ingenio del investigador.
3. Determinar el método para recopilación de datos. La información obtenida puede ser:
- Información interna. Resultado de análisis de productos, de fuentes de información propias y uso de información obtenida en estudios anteriores.
- Información de dominio público. Proviene de bibliotecas, asociaciones profesionales o mercantiles, de consultores o expertos y de estudios externos.
- Búsqueda directa. La información se obtiene por medio de cuestionarios directos o por correo, encuestas realizadas por teléfono, etc.
- Visitas directas. Son de suma importancia, y por lo tanto debemos tratar de sacar el mayor provecho de las mismas, por lo que debemos hacer una preparación de las mismas, establecer los contactos adecuados en las otras empresas, realizar un itinerario de la visita y planear sesiones de intercambio de información entre las empresas.
Fase de Análisis
Después de determinar qué, quién y cómo, se tiene que llevar a cabo la recopilación y el análisis de los datos.
4. Determinar la brecha de desempeño actual. En este paso se determina la diferencia de nuestras operaciones con las de los socios de Benchmarking y se determina la brecha existente entre las mismas. Existen tres posibles resultados que son:
Después de determinar qué, quién y cómo, se tiene que llevar a cabo la recopilación y el análisis de los datos.
4. Determinar la brecha de desempeño actual. En este paso se determina la diferencia de nuestras operaciones con las de los socios de Benchmarking y se determina la brecha existente entre las mismas. Existen tres posibles resultados que son:
- Brecha negativa. Significa que las prácticas externas son mejores.
- Operaciones en paridad. Significa que no hay diferencias importantes en las prácticas.
- Brecha positiva. Las prácticas internas son superiores por lo que el Benchmarking se basa en los hallazgos internos.
5. Proyectar los niveles de desempeño futuros. Una vez que se definieron las brechas de desempeño, es necesario establecer una proyección de los niveles del desempeño futuro.
Fase de Integración
La integración es el proceso de usar los hallazgos de Benchmarking para fijar objetivos operacionales para el cambio. Incluye la planeación cuidadosa para incorporar nuevas prácticas a las existentes y asegurar que los hallazgos se incorporen a todos los procesos.
6. Comunicar los hallazgos de Benchmarking y obtener aceptación. Los hallazgos de Benchmarking se tienen que comunicar a todos los niveles de la empresa para obtener respaldo y compromiso. Es importante establecer una estrategia de comunicación y mostrar al Benchmarking como una iniciativa de cambio al mostrar las mejores prácticas y explicar la forma en que éstas operan.
7. Establecer metas funcionales. Se trata de establecer metas funcionales con respecto a los hallazgos del Benchmarking, y convertir dichas metas en principios de actuación que cambien los métodos y las prácticas de manera que se cierre la brecha de desempeño existente.
Fase de Acción
Se tienen que convertir en acción los hallazgos del Benchmarking y los principios de actuación basados en ellos. También se tiene que crear una medición periódica y la evaluación del logro.
8. Desarrollar planes de acción. En este punto se incluyen dos consideraciones principales.
La primera tiene que ver con las tareas en la planificación de la acción, las cuales tienen que ver con el qué, cómo, quién y cuándo. Específicamente incluyen:
La integración es el proceso de usar los hallazgos de Benchmarking para fijar objetivos operacionales para el cambio. Incluye la planeación cuidadosa para incorporar nuevas prácticas a las existentes y asegurar que los hallazgos se incorporen a todos los procesos.
6. Comunicar los hallazgos de Benchmarking y obtener aceptación. Los hallazgos de Benchmarking se tienen que comunicar a todos los niveles de la empresa para obtener respaldo y compromiso. Es importante establecer una estrategia de comunicación y mostrar al Benchmarking como una iniciativa de cambio al mostrar las mejores prácticas y explicar la forma en que éstas operan.
7. Establecer metas funcionales. Se trata de establecer metas funcionales con respecto a los hallazgos del Benchmarking, y convertir dichas metas en principios de actuación que cambien los métodos y las prácticas de manera que se cierre la brecha de desempeño existente.
Fase de Acción
Se tienen que convertir en acción los hallazgos del Benchmarking y los principios de actuación basados en ellos. También se tiene que crear una medición periódica y la evaluación del logro.
8. Desarrollar planes de acción. En este punto se incluyen dos consideraciones principales.
La primera tiene que ver con las tareas en la planificación de la acción, las cuales tienen que ver con el qué, cómo, quién y cuándo. Específicamente incluyen:
- Especificación de la tarea.
- Definir las fases de la tarea.
- Asignación de las necesidades de recursos.
- Establecimiento del programa.
- Determinación de las responsabilidades.
- Resultados esperados.
- Supervisión.
La segunda parte se relaciona con las personas y los aspectos del comportamiento de implantar un cambio.
9. Implementar acciones específicas y supervisar el progreso. Dicha implementación se puede realizar por medio de opciones como son la administración de proyectos nombrando un responsable de la implementación del programa. De igual manera es importante el supervisar el proceso y realizar informes del progreso que ayuden a aumentar el éxito del Benchmarking.
10. Reajustar los niveles del Benchmarking. Este paso tiene como objetivo el mantener los niveles de referencia actualizados en un mercado con condiciones cambiantes de manera que se asegure el desempeño excelente.
9. Implementar acciones específicas y supervisar el progreso. Dicha implementación se puede realizar por medio de opciones como son la administración de proyectos nombrando un responsable de la implementación del programa. De igual manera es importante el supervisar el proceso y realizar informes del progreso que ayuden a aumentar el éxito del Benchmarking.
10. Reajustar los niveles del Benchmarking. Este paso tiene como objetivo el mantener los niveles de referencia actualizados en un mercado con condiciones cambiantes de manera que se asegure el desempeño excelente.
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